Gemeente Altena: declaraties geautomatiseerd voor 600 medewerkers

Declareren bij gemeenten: een maandelijkse uitdaging

Bij Gemeente Altena, met zo'n 600 medewerkers, zorgde het declaratieproces maandelijks voor veel werk. HR-medewerker Charella Ekelschot legt uit:

"Medewerkers moesten aparte Excelbestanden bijhouden voor dienstreizen, woon-werkverkeer en thuiswerkdagen. De totaal gegevens moesten zij vervolgens handmatig invoeren in AFAS InSite."

Met name voor medewerkers met dienstreizen met veel stops was dat systeem niet praktisch. "Collega's met meerdere tussenstops per dag waren veel tijd kwijt aan administratie," vertelt Charella. "En bij de salarisadministratie waren we vervolgens weer druk met het controleren en corrigeren van fouten."

Pilot publieke sector: gebruiksvriendelijkheid als beslisfactor

De gemeente organiseerde een pilot-sessie op locatie waarin verschillende declaratie-oplossingen naast elkaar werden afgewogen.

"CoreCubes kwam als beste naar voren," legt Charella uit. "De gebruiksvriendelijkheid en het feit dat declareren nu veel minder foutgevoelig is, gaven de doorslag. Ondanks onze complexe reisregelingen, konden we alle componenten automatiseren."

Implementatie declaratiesysteem: soepele adoptie in 7 maanden

De implementatie bij deze publieke organisatie verliep opvallend vlot.

"We hadden één testdag en zagen dat gemeenteambtenaren, ongeacht functie of ervaring met een korte uitleg zelf aan de slag konden. Een introductiefilmpje en wat inloopspreekuren, meer was niet nodig."

Het resultaat voor de gemeentelijke organisatie:

• 600 medewerkers declareren nu via app of mobiel
• Medewerkers met veel dienstreizen boeken moeiteloos meerdere tussenstops per dag
• Geen dubbele of verkeerde invoer in systemen
• AFAS-koppeling zorgt voor naadloze integratie
• Automatische controle, fouten via het systeem niet meer mogelijk

"Medewerkers zijn een stuk sneller klaar met declareren en daar hebben we veel positieve reacties op gekregen. Ook voor de salarisadministratie scheelt het een hoop correctietijd."

Beheer declaratiesysteem gemeente: simpel en overzichtelijk

"Wij bij HR hebben de beheerrechten en gebruiken dit met name om naar specifieke declaraties te kijken wanneer er een vraag over is. Het declaratiedashboard geeft real-time inzicht in ingediende en openstaande declaraties. Verder staat alles goed ingericht en hebben we er weinig omkijken naar."

En bij vragen? "Het contact met de servicedesk is fijn en snel."

Aanbeveling voor gemeenten en publieke sector

"Wij zouden CoreCubes aan elke gemeente en publieke organisatie aanbevelen. Het is erg gebruiksvriendelijk, minder foutgevoelig en levert veel tijd op. Ook bij complexe reiskostenregelingen en verschillende medewerkerscategorieën werkt het uitstekend."

– Charella Ekelschot, HR-medewerker Gemeente Altena