Verbeter het declaratieproces met AFAS verder dan ooit
Geen losstaande declaratietool die je apart moet koppelen. CoreCubes is gebouwd op AFAS en integreert direct met bestaande kostensoorten. Maak het insturen, beoordelen en verwerken eenvoudiger om administratietijd te besparen.
"Een verademing in declareren."
Herken je dit?
De uitdagingen bij declaratieverwerking zijn bij elke AFAS-organisatie vergelijkbaar. Dit is hoe CoreCubes ze oplost.
Het probleem
Reisdeclaraties, thuiswerkdagen en onkosten worden op verschillende plekken bijgehouden
De oplossing
Eén indiening voor alle declaratiesoorten
Reisdeclaraties, thuiswerkvergoedingen en onkosten worden samen ingediend vanuit één week- of maandscherm. Medewerkers zien per dag wat al is verwerkt en hoeven niet te schakelen tussen losse formulieren of tools.
Het probleem
Beoordelaars worden overspoeld met declaraties die allemaal handmatig doorgewerkt moeten worden
De oplossing
Automatische signalering van afwijkingen
Reguliere declaraties stromen automatisch door zonder tussenkomst. Afwijkingen worden direct gesignaleerd. Beoordelaars zien alleen wat aandacht nodig heeft en kunnen in bulk goedkeuren.
Het probleem
Declaraties moeten apart worden beoordeeld, ook als er niets bijzonders aan de hand is
De oplossing
Steekproefbeoordeling met conditionele uitzondering
Stel in dat alleen een percentage van declaraties ter beoordeling langskomt. Combineer dit met conditionele regels: wel altijd beoordelen bij bijzonderheden zoals geboekt op een verlof of verzuimdag. Zo beoordeel je alleen wat aandacht nodig heeft.
Het probleem
Reisdeclaraties met meerdere bestemmingen leiden tot losse boekingen per traject
De oplossing
Volledige reis met tussenstops in één declaratie
Een dienstreis langs meerdere klanten of locaties dien je in als één declaratie met alle tussenstops. De applicatie berekent de vergoeding op basis van de volledige route, zodat administratie niet hoeft te corrigeren of te herberekenen.
Het probleem
Medewerkers weten niet welke reisdeclaratie ze moeten kiezen
De oplossing
Inzicht in declaratieaantallen per type
Overzichtelijke rapportage toont hoeveel declaraties per type zijn ingediend. Beheerders zien direct waar onduidelijkheid zit in het declaratiebeleid en kunnen gericht bijsturen of communiceren.
Het probleem
Geen automatische correctie van woon-werk bij vaste vergoeding
De oplossing
Dubbele uitbetaling automatisch voorkomen
Krijgen medewerkers al een vaste woon-werk vergoeding? Dan mogen die kilometers niet dubbel in een dienstreisdeclaratie terechtkomen. De applicatie corrigeert automatisch op basis van de vastgelegde woon-werk afstand zodat declaraties altijd kloppen.
Het probleem
Elk bonnetje moet apart worden gedeclareerd in een nieuwe boeking
De oplossing
Debby, de AI-assistent voor onkostendeclaraties
Debby leest automatisch bedragen, datum en omschrijving uit van gescande bonnetjes en boekt ze collectief in. Medewerkers hoeven niet per bon een aparte boeking aan te maken. Sneller insturen, minder kans op fouten.
Het probleem
Declaraties kunnen niet vanuit OutSite ingediend worden
De oplossing
Volledig declareren vanuit AFAS OutSite
CoreCubes maakt het mogelijk om declaraties ook vanuit AFAS OutSite in te dienen. Externe medewerkers, gedetacheerden en flexkrachten declareren reizen, thuiswerkdagen en onkosten in dezelfde omgeving als interne medewerkers, zonder een aparte applicatie.
Speelt dit ook bij jullie declaratieproces?
In een vrijblijvende demo laten we zien hoe CoreCubes deze knelpunten oplost binnen jouw AFAS-omgeving, met jouw bestaande kostensoorten en regelingen.
Plan een demoHoe andere AFAS-organisaties declaraties hebben vereenvoudigd
Lunet
Na de implementatie van CoreCubes verbeterde Lunet het declaratieproces drastisch. Zo self-explaining dat er geen toelichting nodig was.
Leger des Heils
Samuel Ie, AFAS-beheerder bij Leger des Heils, vertelt hoe het declaratieproces flink is vereenvoudigd.
Provincie Limburg
Hoe een grote overheidsorganisatie de overstap maakte van Excel naar CoreCubes, geïntegreerd met AFAS.
Veelgestelde vragen
Levert dit geen extra applicatie op voor medewerkers?
Medewerkers kunnen de applicatie direct vanuit AFAS InSite gebruiken via een iFrame-integratie. Voor onderweg is er een mobiele app die via AFAS Pocket te bereiken is. De mobiele app is wel een losse applicatie omdat AFAS Pocket geen directe iFrame-integratie ondersteunt.
Dit kan AFAS toch ook al?
AFAS biedt een sterke basis voor declaraties. CoreCubes is een aanvulling die het proces gebruiksvriendelijker, slimmer en efficiënter maakt. Steekproefsgewijs beoordelen met conditionele regels, automatische woon-werk correctie en de AI-assistent Debby voor bonnetjes zijn voorbeelden van functionaliteit die binnen AFAS niet standaard beschikbaar is. Alles blijft volledig geïntegreerd binnen AFAS, maar met aanzienlijk minder handmatig werk en fouten.
Werkt CoreCubes met onze bestaande AFAS-kostensoorten en regelingen?
Ja. CoreCubes is een directe extensie van AFAS Profit en gebruikt jouw bestaande kostensoorten, vergoedingen en regelingen. Geen migratie, geen parallelle inrichting. Tijdens de implementatie sluiten we aan op de inrichting die je nu al hebt.
Wat als de inrichting in onze AFAS-omgeving niet voldoet?
Dit zal tijdens de intake worden bekeken en indien nodig ondersteunen wij bij de aanpassingen in AFAS. Dit kunnen we ook in samenwerking doen met jullie eigen AFAS-partner, beheerafdeling of met een partner vanuit ons.
Hoe werkt de automatische woon-werk correctie?
Voor medewerkers met een vaste woon-werk vergoeding wordt de woon-werk afstand automatisch in mindering gebracht op zakelijke ritten. De applicatie gebruikt de in AFAS vastgelegde woon-werk afstand. Zo voorkom je dubbele uitbetaling zonder dat medewerkers er zelf op hoeven te letten.
Hoe werkt Debby met bonnetjes?
Debby is de AI-assistent in CoreCubes die bonnetjes uitleest. Medewerkers uploaden een foto of pdf en Debby leest automatisch het bedrag, de datum, de leverancier en btw uit. Meerdere bonnetjes worden in één boeking verzameld in plaats van per stuk apart in te dienen. Medewerkers controleren en versturen, in plaats van alles handmatig over te typen.
Kan ik ook maar één onderdeel van de declaratiemodule gebruiken?
Ja. Je kunt bijvoorbeeld alleen reiskosten activeren zonder de thuiswerkboekingen of onkostendeclaraties. Dit is in te stellen in de applicatie. Later aanpassen is altijd mogelijk.
Hoe werkt het beoordelen?
Standaard leveren wij een beoordelingspagina voor leidinggevenden, beheerders, HR en andere afdelingen. Afwijkingen worden automatisch gesignaleerd, reguliere declaraties stromen door zonder tussenstap. Beoordelaars kunnen in bulk goedkeuren. Na goedkeuring gaat alles automatisch naar AFAS. Afgekeurde declaraties kunnen medewerkers opnieuw insturen of verwijderen.
Hoe werkt het steekproefsgewijs beoordelen?
Je stelt zelf in welk percentage van de declaraties ter beoordeling wordt aangeboden. De rest stroomt direct door naar de payroll. Met conditionele regels overrul je de steekproef bij bijzonderheden, bijvoorbeeld bij geboekte declaraties op een verlof- of verzuimdag, hoge bedragen of afwijkende kostensoorten. Zo houden beoordelaars grip zonder elke declaratie te hoeven bekijken.
Hoeveel uitleg hebben medewerkers nodig?
In de praktijk weinig. Klanten als Lunet en Provincie Limburg geven aan dat medewerkers direct met de applicatie aan de slag kunnen zonder formele training. De interface volgt de logica van AFAS InSite en OutSite waar medewerkers al mee werken.
Hoe lang duurt de implementatie?
De implementatie is overzichtelijk en beproefd. CoreCubes sluit aan op bestaande AFAS-inrichtingen en workflows. Organisaties zijn doorgaans binnen enkele weken live.
Hoe zit het met de veiligheid van onze gegevens?
CoreCubes is ISO 27001 gecertificeerd. Wij registreren alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het boeken en beoordelen. Data is opgeslagen binnen de EER, in een gescheiden omgeving per organisatie. De beveiliging wordt regelmatig getest via externe pentesten.